Responsable de service de scolarité

Sous l’autorité hiérarchique du chef des services administratifs, le responsable scolarité dirige le service scolarité. Il assure le pilotage, la coordination et le contrôle des activités du service scolarité (admissions, inscriptions, examens, jurys, emploi du temps, règlementation, etc.). Il met en œuvre la réglementation et les décisions des instances de l’établissement en matière de pédagogie et de scolarité. Il assure un rôle d’interface entre les étudiants et les enseignants, entre les étudiants et la direction. Ce poste exige un sens très développé des relations humaines et de l’organisation.

Fonction publique de l'État

Offres d'emploi

87 offres ont été diffusées récemment pour ce métier sur le portail officiel Choisir le Service Public, principalement en catégorie A, dont 47 % avec une possibilité de télétravail.

Principaux employeurs

École navale (3)
Le poste est ouvert au sein de l'université Toulouse 2 - Jean Jaurès (3)
Université Claude Bernard Lyon 1 (2)
Université Paris-Est Créteil (2)

Où ça recrute

Paris (75) (18)
Haute Garonne (31) (7)
Rhône (69) (6)
Indre et Loire (37) (5)
Bas Rhin (67) (5)

Voir les offres sur Choisir le Service Public — source : DGAFP.

Activités principales

Encadrer et animer l’équipe du service de la scolarité
Organiser et planifier l’ensemble des activités du service de scolarité
Coordonner et superviser la réalisation de l’ensemble des tâches du service de scolarité
Assurer la liaison avec les services centraux de l’université et les scolarités des autres structures
Exercer une veille juridique et réglementaire dans le domaine de la scolarité
Apporter ressources et expertise, dans le domaine de la scolarité, aux équipes administratives et enseignantes de la structure
Expliquer les textes règlementaires, décrets, circulaires, directives et instructions et veiller à leur bonne application
Assurer la sécurité juridique de l’ensemble des processus liées à la scolarité et prévenir les recours
Modéliser l’offre de formation
Organiser la communication sur l’offre de formation
Accompagner les personnels de l’équipe dans la mise à jour et la complétude des données des différents logiciels de gestion
Créer des tableaux de bords, réaliser des bilans et des statistiques

Compétences

Connaissances

Connaitre le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
Maîtriser les règles de fonctionnement des dispositifs de formation
Maîtriser la réglementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, sur l’ensemble des processus d’admissions dont les demandes d’admission préalables, les examens et les cursus d’études, les bourses et les stages.
Maîtriser les outils de bureautique, les technologies d’information et de communication.
Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
Maîtriser les règles d’archivage des documents
Notion de base de droit public
Notions de base en gestion financière

Savoir-faire

Organiser et planifier les tâches d’un service
Maitriser les techniques d’encadrement (animation, coordination d’une équipe...)
Maitriser la conduite de projet et la démarche qualité
Savoir formaliser et sécuriser juridiquement des procédures
Savoir élaborer des outils d’analyse et de synthèse (indicateurs/tableaux de bord)
Maîtriser les logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité : Système d’information de gestion des études et de la scolarité (Apogée, Pégase…) Plateformes nationales et locales de gestion des candidatures (Parcoursup, plateforme Master, eCandidat, Etudes en France…), autres outils relatifs à la scolarité ou à la gestion des emplois du temps PStages, ADE…)

Savoir-être

Savoir travailler en équipeSavoir déléguerSavoir informer et rendre-compteSavoir intégrer les innovations, les réformesÊtre réactif et dynamiqueAvoir le sens du relationnel et de l’écouteSavoir transmettre ses connaissances et former ses collèguesÊtre force de proposition, savoir convaincreAvoir une forte capacité d’adaptationSavoir s’adapter aux différents interlocuteursSens du service public et de la confidentialité

Conditions d'accès et d'exercice

Amplitude horaire étendue et charge de travail accrue à certaines périodes liées aux contraintes du calendrier universitaire (notamment préparation et gestion de la rentrée, des sessions d’examen, des campagnes d’admission). Participation potentielle à des événements comme des journées portes ouvertes et des salons dédiés aux étudiants, ou encore à des cérémonies de remise de diplôme.

Tendance et évolution

Programme Service Public + : à destination de tous les usagers ce programme d’amélioration continue des services publics vise à offrir des services toujours plus proches, plus simples et plus efficaces. Programmes « Bienvenue en France » et « HRS4R » : visant des étudiants et chercheurs étrangers et impliquant, leur accueil, leur gestion et le cas échéant leur formation en langue anglaise dans une démarche d’accompagnement optimal Dématérialisation grandissante des actes de gestion du domaine. Participation à des programmes européens, de type projet d’université européenne Vigilance juridique accrue nécessaire dans un domaine qui représente aujourd’hui plus de la moitié des contentieux de l’enseignement supérieur

Rémunération

La rémunération de ce métier dépend du versant (Fonction publique de l'État) et de la catégorie. Consultez les salaires de la fonction publique par versant et catégorie (A, B, C).

Questions fréquentes

Comment accéder au métier responsable de service de scolarité dans la fonction publique ?

Dans quelle fonction publique exerce-t-on ce métier ?

Le métier responsable de service de scolarité relève de la Fonction publique de l'État. Les rémunérations dépendent du versant et de la catégorie (voir les salaires de la fonction publique).

Source : DGAFP — Répertoire des métiers de la fonction publique (RMFP). Retour : métiers « Enseignement et Formation ».