Gestionnaire de scolarité
Assurer la gestion pédagogique et de scolarité (de l’inscription de l’étudiant à ses résultats et/ou à la diplomation). Mener des actions d’accompagnement, de communication et d’information à destination des étudiants en collaboration avec les équipes pédagogiques. Accompagner les équipes pédagogiques et les intervenants extérieurs. Faciliter et relayer les échanges entre enseignants, étudiants, administration et partenaires.
Offres d'emploi
675 offres ont été diffusées récemment pour ce métier sur le portail officiel Choisir le Service Public, principalement en catégorie B, dont 45 % avec une possibilité de télétravail.
Principaux employeurs
- Université Côte d'Azur (23)
- Université Paris-Est Créteil (18)
- Université Claude Bernard Lyon 1 (15)
- Université de Tours (12)
Où ça recrute
- Paris (75) (113)
- Rhône (69) (45)
- Essonne (91) (43)
- Nord (59) (37)
- Val de Marne (94) (33)
Voir les offres sur Choisir le Service Public — source : DGAFP.
Activités principales
- Informer les publics (les étudiants, le personnel enseignant interne ou externe, et les différents interlocuteurs à l’établissement) sur l’aspect pédagogique et administratif ; rechercher des éléments de réponse et/ou orienter les demandes et sollicitations aux personnes concernées
- Gérer et suivre les candidatures, puis les dossiers administratifs des étudiants français et étrangers : inscriptions administratives et pédagogiques, organisation des pratiques sportives, demandes de bourses, contrôle d’assiduité…
- Assurer le suivi des maquettes : modélisation dans l’application (structures d’enseignement, modalités de contrôle des connaissances, règles de calcul, charges d’enseignements)
- Organiser et suivre les emplois du temps et des réservations de salles
- Gérer les absences et changements de plannings
- Suivre et contrôler des périodes de stage avec les interlocuteurs concernés (étudiants et tuteurs), de la convention au suivi des présences
- Gestion administrative et logistique des examens dans le respect de la réglementation en vigueur : réservation des salles, création des listes de présence, convocations, centralisation les sujets, anonymisation des copies, saisie des notes, PV des jurys, traitement des résultats en fonction des niveaux de diplômes …
- Produire différents supports de communication à l’usage des différents publics liés aux procédures mises en place (information, accompagnement, …)
- Renseigner les tableaux de bord, alimenter les bases de données et présenter et analyser des indicateurs liés à l’activité
- Vérifier les dossiers de diffusion et l’archivage des dossiers de mémoires et de thèses ainsi que l’archivage des dossiers administratifs selon la réglementation en vigueur
- Participer aux réunions institutionnelles dans le domaine concerné
- Activités spécifiques de la FPE :
Compétences
Connaissances
- Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Connaitre la réglementation applicable en matière d’offre de formation et de gestion de scolarité –
- Connaitre les règles de fonctionnement des dispositifs de formation
- Connaître de façon étendue la réglementation relative à la scolarité, notamment en termes d’inscriptions administratives et pédagogiques, de demandes d’admission préalables, d’examens et de cursus d’études, de bourses et de stages.
- Connaitre les outils de bureautique, les technologies d’information et de communication.
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Connaître les logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée, PStages, ADE, eCandidat, Études en France…)
Savoir-faire
- Être polyvalent et capable de mener différentes missions simultanément
- Mettre en œuvre des procédures et des règles en constante évolution
- Faire preuve d’une grande flexibilité
- Savoir appréhender les enjeux des dossiers traités
- Savoir analyser, synthétiser et résoudre des problèmes
- Accueillir et communiquer de manière adaptée avec les différentes populations concernées
- Prendre en compte contraintes et échéances, dans un calendrier et un cadre de gestion complexe –
- Hiérarchiser l’importance des tâches à prendre en charge –
- Maîtriser les procédures de classement et d’archivage
- Connaître une langue étrangère
Savoir-être
Conditions d'accès et d'exercice
Amplitude horaire étendue et charge de travail accrue à certaines périodes Contraintes du calendrier universitaire
Tendance et évolution
Dématérialisation des procédures Service Public + : A destination de tous les usagers nécessitant un suivi individualisé et simplification des démarches « Bienvenue en France » et « HRS4R » : A destination des étudiants et chercheurs étrangers nécessitant d’accueillir, gérer et le cas échéant former en langue anglaise dans une démarche d’accompagnement optimal
Rémunération
La rémunération de ce métier dépend du versant (Fonction publique de l'État) et de la catégorie. Consultez les salaires de la fonction publique par versant et catégorie (A, B, C).
Questions fréquentes
Comment accéder au métier gestionnaire de scolarité dans la fonction publique ?
Amplitude horaire étendue et charge de travail accrue à certaines périodes Contraintes du calendrier universitaire
Dans quelle fonction publique exerce-t-on ce métier ?
Le métier gestionnaire de scolarité relève de la Fonction publique de l'État. Les rémunérations dépendent du versant et de la catégorie (voir les salaires de la fonction publique).
Source : DGAFP — Répertoire des métiers de la fonction publique (RMFP). Retour : métiers « Enseignement et Formation ».